Conservation de vos documents d’entreprise : vos obligations légales

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Comme toute entreprise, vous êtes tenus à la conservation de nombreux documents : factures, devis, courriers, relevés bancaires, fiches de paies, contrats, assurances, pièces comptables.. Les délais et les modes de conservation varient toutefois selon les cas et la nature de ces documents d’entreprise. Faisons un point sur ces durées légales.

Quels documents d’entreprise faut-il conserver et pendant combien de temps ?

Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales. Ces délais de prescription, pendant lesquels l’administration peut mener des contrôles à posteriori, varient en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent. Voici quelques exemples :

Durée de vie moyenne des supports de stockage les plus courants
disque dur externedisque optiqueclé USB
Disque dur externe :
de 3 à 5 ans
Disque optique (CD/DVD) :
de 2 à 10 ans
Clé USB :
de 5 à 15 ans
...voire beaucoup moins en cas de perte ou de vol !

Vous pouvez consulter la fiche détaillée complète avec toutes les durées légales sur le site du Service Public : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F10029

Sous quelle forme conserver ces documents ?

Il faudra généralement conserver les originaux de ces documents. En cas de numérisation, celle-ci devra garantir :

  • L’intégrité des données : il ne doit y avoir aucune modification ni altération des informations.
  • La traçabilité : on doit pouvoir identifier l’origine des documents (par exemple leur auteur).
  • La pérennité des informations : les documents doivent être conservés sur des supports actualisés, car certains formats ou supports peuvent être amenés à disparaître (comme ce fut le cas des disquettes).
  • L’accès aux informations : le stockage doit être sécurisé et doté d’un système de classification et de recherche efficace, et les données accessibles uniquement aux personnes autorisées.

Les copies de lettres et de factures établies par les entreprises à l’appui de leurs ventes peuvent être numérisées, à condition de pouvoir être facilement mises à disposition des agents de l’administration. Sous cette condition, vous pouvez donc numériser vos factures papier dès l’envoi ou la réception de ces dernières, à condition de les conserver sous forme dématérialisée jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale (six ans).

Cas particulier des factures électroniques : celles-ci doivent être conservées dans leur format original (ne pas changer un format Excel en PDF, ni imprimer la facture électronique à des fins d’archivage).

Où doit-on stocker ces documents d’entreprise ?

Le stockage des factures doit s’effectuer uniquement sur le territoire français ou dans un autre état de l’Union Européenne (alinéa 3 de l’article L. 102 C du Livre des Procédures Fiscales). Dans le cas d’un stockage hors de l’UE, le pays de stockage doit être lié à la France par une convention prévoyant un droit d’accès en ligne immédiat de téléchargement et d’utilisation de l’ensemble des données concernées.

Quelles sanctions en cas de manquement à ces obligations de conservation ?

Il n’existe pas de sanction spécifique à la non-conservation des documents d’entreprise. En fonction des circonstances, plusieurs peines peuvent cependant être applicables.

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Le risque peut donc être fatal à une entreprise, d’où l’importance de conserver tous ces documents dans les règles. Nous proposons une solution de sauvegarde externalisée sur des serveurs situés en France et en Europe. Contactez-nous pour en savoir plus !